Aufgabe
Unser Kunde ist ein Elektrofachbetrieb, der sich auf PV-Anlagen spezialisiert hat. Die Planung, Anmeldung, Installation und Inbetriebsetzung von PV-Anlagen ist ein komplexer Prozess, an dem andere Handwerksbetriebe (z.B. Dachdecker) beteiligt sein können, an dem auf jeden Fall aber der jeweils regional zuständige Stromnetzbetreiber sowie die Bundesnetzagentur in ihrer Rolle als oberste Aufsichtsbehörde für Stromerzeuger beteiligt sind.
Bis 2022 versuchte unser Kunde, den Überblick mit Hilfe von Notizzetteln und einfachen MS Office- Programmen zu behalten. Der dann einsetzende PV-Boom brachte unserem Kunden in kurzer Zeit viele Aufträge ein und er stellte neue Mitarbeiter ein. Diese sehr positive Geschäftsentwicklung aber brachte sein Übersichts-„System“ an den Rand der Kapitulation.
Die Aufgabe des Kunden für uns bestand darin, die Übersicht über die Vielzahl parallel abzuwickelnder Projekte zurückzugewinnen. Es musste ein Projektmanagement-Werkzeug entwickelt werden, mit dem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die verschiedenen Arbeitsprozesse dokumentieren und sie die wichtigsten Projekt-Informationen ablegen können. Die Handhabung sollte intuitiv zu erlernen sein, der Status jeden einzelnen PV-Projekts sollte auf einen Blick erkennbar sein. Der PV-Manager, so der schnell gefundene Name für die zu entwickelnde, Web-basierte Software-Anwendung, sollte einen strukturierten Überblick sowohl über jedes einzelne Projekt bieten als auch über die Gesamtheit aller in der Abwicklung befindlichen Projekte.
Lösung: der PV-Manager führt logisch strukturiert durch die Arbeitsschritte
Zusammen mit den Mitarbeitern des Kunden analysierten wir den Prozessablauf sehr tiefgehend. Die vielen kleinen Arbeitsschritte ordneten wir dann acht Hauptaufgabenfeldern zu, angefangen mit der Erfassung der Stammdaten des zukünftigen Anlagen-Betreibers, aufhörend mit dem Erstellen der Abschlussrechnung und dem Verschicken einer „Info-Mappe“ als Marketing-Instrument für die nachhaltige PV-Kundenbindung.
Jedes der acht Aufgabenfelder enthält je nach den zu bearbeitenden Arbeitsschritten Textboxen, Ja- /Nein-Entscheidungsfelder, Notizfelder, Checkboxen und Datumsfelder, siehe Abbildung 1. Das einfache Ampelsystem verschafft den farblichen Überblick über den Bearbeitungsstatus eines PV- Projekts. Grün bedeutet, dass alle Teilaufgaben dieses Aufgabenfeldes vollständig erledigt sind. Gelbe Felder sind in der Bearbeitung, mit den Teilaufgaben in den roten Feldern wurde noch nicht begonnen.
Was bedeutet die graue Einfärbung eines Feldes? Der PV-Manager bildet den realen Prozessablauf mit Feld-internen und Feld-übergreifenden Logiken ab. Arbeitsschritte, die nicht ausgeführt werden können, weil die Voraussetzungen dafür nicht vorliegen, sind grau dargestellt. In diese Felder kann der Benutzer erst etwas eintragen oder bestätigen, wenn die Vorarbeiten dafür abgeschlossen sind. In diesem Moment wechselt das Grau ins Rot: mit diesem Hauptfeld kann nun begonnen werden!
Zusammen mit unter Umständen aufploppenden Hilfetexten führt das Ampelsystem den Benutzer vom Anfang bis zum Ende durch den Arbeitsprozess. Die eingebauten Logiken reduzieren die sonst häufigen Fehler im komplexen Prozess auf nahezu null. Der Benutzer weiß jederzeit, was zu tun ist, bei welchem Arbeitsschritt es gerade „hakt“ und mit welchen Teil-Arbeitsschritten, die logisch nicht Seite 3 von 4 zu Ende geführt werden können, er nicht beginnen sollte. Unnötige Arbeit wird vermieden, kein Prozessschritt wird vergessen. Arbeitseffizienz durch Logik!
Lösung II: das Dashboard als Überblick über alle PV-Projekte
Bei unserem Kunden befinden sich ständig dutzende Projekte in der Bearbeitung. Welche Projekte stehen an welchem Punkt?
Die genial einfache Antwort auf diese Frage ist das „Dashboard“, siehe Abbildung 2. Das Dashboard enthält dieselben acht Hauptarbeitsgebiete wie die Projektansicht. Nur werden jetzt in jedem Feld die Projekte aufgelistet, die sich im jeweiligen Status befinden. Zum Beispiel stehen im dritten Feld (mit der Überschrift „Anmeldung“) vier PV-Anlagen, die beim Netzbetreiber noch angemeldet werden müssen.
Bei jedem erfolgreich abgeschlossenen Hauptfeld „wandert“ das entsprechende Projekt einen Schritt weiter durch das Dashboard, von links oben bis nach rechts unten. Ein komplett abgeschlossenes PV- Projekt fällt aus dem Dashboard heraus – und hinein in ein Archiv … das eigentlich keines ist. Denn abgeschlossene Projekte können genau wie aktuelle Projekte durch Eingabe eines Betreibernamens, einer Projektadresse oder einer evtl. bekannten Projektnummer in die Suchzeile wieder aufgerufen werden. Aktuelle und abgeschlossene Projekte befinden sich in derselben Datenbank. Aus einem abgeschlossenen Projekt kann sogar wieder ein aktuelles Projekt werden, falls dies unter außergewöhnlichen Umständen nötig sein sollte. Auf keinen Fall geht irgendein Projekt verloren!
Unser Kunde und seine Mitarbeiter haben mit dem PV-Manager alles im Griff! Der Kopf ist frei für wichtigeres als die Status unzähliger Projekte. Und für Notizzettel muss auch kein Baum mehr sterben …